Hva er preboarding?
Preboarding starter når kandidaten har takket ja til stillingen og signert arbeidsavtalen. Perioden varer frem til den første arbeidsdagen.
Noen ganger går det bare et par uker mellom signering og oppstart. Andre ganger kan det gå flere måneder. Dersom kontakten med arbeidsgiveren blir helt stille, kan kandidaten bli usikker på hva som skal skje videre eller føle seg lite prioritert.
God preboarding handler derfor om å opprettholde kontakten og skape en positiv tilknytning til den nye arbeidsplassen allerede før oppstart.
Det trenger ikke å være komplisert. Ofte er det de små og gjennomtenkte tiltakene som gjør den største forskjellen.
En overgang mellom det gamle og det nye
Å bytte jobb handler ikke bare om å begynne et nytt sted. Det innebærer også å avslutte noe annet.
En medarbeider slutter ikke nødvendigvis fordi vedkommende er lei av jobben eller kollegene sine. Jobbskiftet kan være et karrieresteg, et ønske om nye utfordringer eller en del av medarbeiderens personlige utvikling. Samtidig kan det være vemodig å ta farvel med gode kolleger, kjente rutiner og et arbeidsmiljø man har vært en del av over tid.
Den nyansatte kan derfor både glede og grue seg til overgangen.
En gjennomtenkt preboarding kan bidra til å gjøre denne psykologiske overgangen tryggere. Relasjonen til den nye arbeidsplassen begynner å utvikle seg, og den ansatte får noe konkret å se frem til. Allerede før første arbeidsdag kan virksomheten legge grunnlaget for nye relasjoner, tilhørighet og forventninger til det som venter.
Kulturbyggingen starter før oppstart
Virksomhetens kultur blir ikke bare formidlet gjennom presentasjoner, personalhåndbøker og verdier på en nettside. Den kommer også til uttrykk gjennom hvordan mennesker blir møtt og fulgt opp.
Preboardingen gir den nyansatte et av de første inntrykkene av hvordan virksomheten kommuniserer, samarbeider og ivaretar medarbeiderne sine. Opplevelsen i denne perioden kan være med på å forme både forventninger og tilhørighet.
Når den nyansatte opplever å bli inkludert og verdsatt før oppstart, kan det også bidra til at vedkommende begynner å kjenne stolthet over den nye arbeidsplassen.
Slik skaper dere en god preboarding
Hold kontakten
Send en personlig velkomsthilsen etter at arbeidsavtalen er signert. Dersom det er lenge til oppstart, bør nærmeste leder ta kontakt underveis. En kort telefonsamtale eller e-post kan være nok til å vise at virksomheten gleder seg til den nye medarbeideren begynner.
Del praktisk informasjon
Den nyansatte bør slippe å lure på når og hvor vedkommende skal møte, hvem som tar imot, hvordan arbeidsdagen blir og hva som må tas med. Send gjerne praktisk informasjon noen dager før oppstart, sammen med en enkel plan for den første dagen eller uken.
Presenter teamet og virksomheten
Gi den nyansatte et lite innblikk i arbeidsplassen før oppstart. Det kan for eksempel være en kort presentasjon av teamet, informasjon om virksomhetens kultur eller en hyggelig hilsen fra nærmeste kolleger. Samtidig bør kollegene få vite hvem som begynner, hvilken rolle personen skal ha og når den første arbeidsdagen er.
Gjør det praktiske klart
PC, telefon, adgangskort, arbeidsplass og nødvendige systemtilganger bør være klare når medarbeideren kommer. Det sender et tydelig signal om at oppstarten er planlagt, og at den nyansatte er ventet.
Gi mulighet til å stille spørsmål
Opplys om hvem den nyansatte kan kontakte dersom det oppstår spørsmål før oppstart. Det skaper trygghet og gjør det enklere å avklare både små og store ting underveis.
Preboarding skaper verdi for både medarbeideren og virksomheten
En god preboarding trenger ikke å bestå av store tiltak eller omfattende programmer. Det viktigste er at kontakten opprettholdes, nødvendig informasjon blir gitt og den nyansatte opplever å være ønsket og ventet.
Når virksomheten investerer litt tid før første arbeidsdag, legges det et bedre grunnlag for trygghet, tilhørighet og en god overgang til den nye rollen.
Når medarbeideren allerede kjenner virksomheten, teamet og forventningene før oppstart, blir veien inn i den nye rollen kortere. Det kan gjøre det lettere å komme raskere i gang med arbeidsoppgavene og tidligere bidra til virksomhetens mål og verdiskaping.
God preboarding er derfor ikke bare en investering i medarbeideropplevelsen. Det er også en investering i virksomheten.
Preboarding avsluttes når medarbeideren møter opp den første dagen. Derfra begynner onboardingen – arbeidet med å gjøre den nyansatte trygg, inkludert og i stand til å lykkes i rollen over tid.
